'N Telefonogram beteken 'n algemene naam vir dokumente wat mondelings per telefoon gestuur word. Dit word gewoonlik gebruik om diensinligting in noodgevalle oor te dra wanneer die geadresseerde dringend van iets in kennis gestel moet word, 'n boodskap moet stuur, 'n uitnodiging moet stuur.
Nodig
skryfbehoeftes, ontvanger se telefoonnommers, uitgaande posjoernaal, telefoonkommunikasie
Instruksies
Stap 1
Berei die teks van die telefoonboodskap voor. Stel kortliks die kern van die boodskap, die aanbevole lengte van die teks is nie meer as 50 woorde nie. As die telefoonboodskap 'n aanduiding bevat van 'n gebeurtenis wat in die toekoms moet plaasvind: 'n vergadering, 'n vergadering, die opstel van 'n handeling, ens., Moet u seker maak dat u die spesifieke plek en tyd van die geleentheid aandui.
Die teks moet so bewoord word dat die moontlikheid van dubbele interpretasie uitgesluit word.
Stap 2
Stel 'n telefoonboodskap op papier op volgens die reëls vir die opstel van 'n brief uit die kop. Dus moet die dokument met die teks die vereistes kry: 'n unieke nommer en datum van samestelling. Die telefoonboodskap word onderteken deur die persoon namens wie dit gestuur sal word.
Stap 3
Bepaal die ontvanger van die telefoonboodskap. As daar verskeie ontvangers is, maak 'n lys van ontvangers bykomend tot die teks van die boodskap. So 'n lys word op 'n aparte blad opgestel en bevat die name van die organisasies waarheen die telefoonboodskap en die ooreenstemmende telefoonnommers gestuur moet word.
Stap 4
Registreer die telefoonboodskap in die uitgaande korrespondensie-logboek. Gebruik 'n algemene joernaal om te registreer as 'n seldsame voorkoms in u werkstroom voorkom. In die geval dat u gereeld gebruik maak van hierdie metode om inligting oor te dra, moet u 'n aparte dagboek vir telefoonboodskappe begin, sodat u gemakliker kan navigeer.
Stap 5
Bel die geadresseerde en vra om 'n telefoonboodskap te ontvang. Vind uit en teken die posisie, van, naam, patroniem van die persoon wat die telefoonboodskap ontvang.
Stap 6
Vertel die intekenaar:
- posisie, van, naam, patroniem van die persoon namens wie die telefoonboodskap gestuur word;
- u pos, van, naam, patroniem en telefoonnommer.
Dikteer die teks van die telefoonboodskap. Nadat u die teks versend het, vra die intekenaar om die telefoonboodskap weer te lees om die korrektheid van die opname na te gaan.
Stap 7
Vind by die intekenaar die inkomende registrasienommer van die telefoonboodskap uit, skryf dit neer.
