Sommige aktiwiteitsareas vereis die sistematisering van goedere, produkte en dokumente. Die kaartlêer kan nie net in produksie gebruik word nie. Dit sal byvoorbeeld nuttig wees vir iemand wat seëls of muntstukke versamel, of as bloemiste. Oor die algemeen, waar u ook al nodig het om vinnig die regte een te vind tussen 'n groot verskeidenheid voorwerpe.
Instruksies
Stap 1
Die inligting in die lêer moet maklik toeganklik wees, ongeag die grootte van die datastoor. Verdeel dus die hele volume in blokke, byvoorbeeld alfabeties of volgens datum. Dit sal u help om binne kort tyd die nodige inligting (kaart) te vind.
Stap 2
Alle inskrywings in die lêer moet netjies wees. As die name byvoorbeeld met die hand geskryf word, moet dit verstaanbaar wees, sonder kolle, want dit sal dit moeilik maak om die inligting wat u benodig, te vind.
Stap 3
Die lêer moet op 'n aangewese plek gestoor word, byvoorbeeld in 'n rek. Die bokse moet ooreenstem met die grootte van die kaarte. Maak 'n inventaris van die inhoud, sodat u nie voortdurend onnodige data hoef te blaai nie. Terwyl die data aangevul word, voer die inligting in die voorraad in.
Stap 4
Soektekens in die elemente van die kaartindeks (kaarte, lêers, ens.) Moet streng gesistematiseer word. As dit byvoorbeeld 'n kaartindeks vir blomme is, moet die soektekens ("sleutels") in alle elemente op dieselfde manier vertoon word. Om dit te doen, skep u 'n 'skelet' van die soekelement.
Stap 5
Gestel u wil 'n kaartindeks van u blomme opstel. Hulle het almal verskillende eienskappe, maar bestaan uit 'n aantal identiese elemente: bloeiwyse, stam, blaar, wortel, ens. Gevolglik moet al hierdie elemente in die 'skelet' vervat wees. Die naam is byvoorbeeld "Sonneblom", die vorm van die bloeiwyse is "Rond", die kleur is "Geel", ens.
Stap 6
Enige versameling van data moet vergesel word van 'n "Soek-kriteria-lys". In 'n argief wat bestaan uit gewone kaarte, kan dit 'n teksdokument wees; vir 'n virtuele argiefvorm - 'n keuselys waaruit die gebruiker die teken sal kies wat hy benodig. As u 'n elektroniese archiefkas bewaar, maak seker dat u 'n verwyderbare skyf gebruik, want die hardeskyf kan te eniger tyd uitbrand.
