Die aktiwiteit van enige onderneming of organisasie, ongeag die vorm van eienaarskap, is onmoontlik sonder dokumentbestuur, wat in werklikheid 'n bevestiging van hierdie aktiwiteit is. Die eenwording van die verspreiding van dokumente is in die 79's van die vorige eeu gemaak, maar die standaarde wat destyds geskep is, met geringe veranderinge en toevoegings, is steeds geldig.
Instruksies
Stap 1
Die verenigde dokumentbestuurstelsel wat benodig word om die organisasie se aktiwiteite te ondersteun, bevat drie soorte dokumente:
- organisatoriese;
- administratief;
- inligting en verwysing.
Laasgenoemde tipe dokumente is hulpverlening in verband met die eerste twee en is, anders as hulle, nie verpligtend vir uitvoering nie. Dit bevat spesiale diensinligting wat nodig is vir die neem van bestuursbesluite en vir die korrekte begrip en implementering daarvan.
Stap 2
Verwysingsdokumente sluit in: besigheids nuusbriewe; telegramme en telefoonboodskappe; diens-, verslag- en verklarende aantekeninge; opsommings, resensies en inligtingsverslae, handelinge. Die inhoud van hierdie dokumente kan slegs in ag geneem word of op grond van hierdie inligting opgetree word. Dit is 'n belangrike deel van die werkstroom, waarsonder dit onmoontlik is om enige produksieproses te organiseer.
Stap 3
As ons oor sekere soorte inligting en verwysingsdokumente praat, is die grootste gedeelte daarvan inligtingsbriewe waarin die outeurs feite, inligting oor goedere, komende gebeure of aktiwiteite onder die aandag van die respondent bring. Dit kan beide proaktief wees en dié wat in die vorm van 'n verslag geskryf word oor die implementering van toegewese take van ouerorganisasies met die hoogste bestuursvlak. Selfgemotiveerde verkoopsbriewe verwys ook na inligting en verwysingsdokumente.
Stap 4
Opsomming, oorsig of inligtingsnota - dokumente wat 'n beskrywing bevat van dieselfde soort feite, dinge of gebeure waarin 'n kort opsomming mag voorkom, maar hierdie vereiste is nie verpligtend nie. Gewone sertifikate kan op versoek van belangstellendes of individue opgestel word en dien as 'n dokument wat enige feit bevestig. Dit is byvoorbeeld sertifikate van salaris, gesinsamestelling, werkplek of studie, ens.
Stap 5
Diensnotas word gewoonlik gebruik as uitruil van inligting tussen departemente wat nie direk van produksie afhanklik is nie. Verslae word aan die onmiddellike toesighouer geskryf om inligting te gee oor die feite wat hy aan diens moet ken. Verklarende verklarings word gebruik in gevalle van oortreding van arbeidsdissipline; dit word deur die oortreders self geskryf om hul daad te verduidelik. Handelinge wat 'n bepaalde feit bevestig, word gesamentlik opgestel en deur minstens 3 deelnemers aan die tjek of aksie onderteken.
